Nghiệp vụ buồng phòng

Quy trình buồng phòng trên GoHost đi theo một vòng: khách trả phòng, phòng chuyển sang Phòng bẩn, lễ tân giao việc dọn, nhân viên dọn xong và báo trên app, phòng quay về Sẵn sàng để bán tiếp. Bài này nói ai làm gì ở từng bước, trên web và trên app.

Trước khi bắt đầu

• Lễ tân và quản lý cần quyền Buồng phòng để giao việc và đổi tình trạng phòng.
• Nhân viên buồng phòng dùng app với tài khoản chỉ có vai trò buồng phòng. Tài khoản có thêm vai trò khác sẽ thấy giao diện thường của app. Cách cấp quyền: Thêm người dùng và phân quyền.
• Cơ sở đã bật Buồng phòng mới thì cách báo trên Lịch khác một chút, được ghi chú ở phần web bên dưới.

Vòng làm việc của một phòng

Bước	Ai làm	Việc cần làm
1	Lễ tân	Trả phòng cho khách: xem Nhận phòng và trả phòng. Phòng tự chuyển sang Phòng bẩn
2	Lễ tân, quản lý	Giao việc dọn cho nhân viên. Việc Dọn sau trả phòng thường do GoHost tự tạo; việc phát sinh thì tạo bằng Tạo lịch
3	Nhân viên buồng phòng	Dọn phòng, rồi báo Dọn xong trên app
4	Lễ tân	Kiểm tra phòng đã về Sẵn sàng trên Lịch, rồi bán phòng cho khách kế tiếp

Các tình trạng của phòng ở luồng này (Lịch dọn phòng, bản cũ): Sẵn sàng, Phòng bẩn, Đang dọn và Đóng. Buồng phòng mới chỉ còn Bẩn, Sẵn sàng và Khoá. Mỗi việc dọn có trạng thái Chờ thực hiện, Đang thực hiện, Đã hoàn thành hoặc Đã hủy.

Web

Trên web, lễ tân và quản lý theo dõi và chỉnh tình trạng phòng như sau:

1. Vào Lịch. Cột tên phòng bên trái cho biết phòng nào đang bẩn.
2. Phòng khách vừa đi nhưng chưa tự báo bẩn, hoặc cần dọn gấp: rê chuột vào tên phòng, bấm nút Báo bẩn và xác nhận “Bạn muốn cập nhật phòng cần dọn dẹp?”.
3. Phòng đã dọn xong mà chưa ai báo: bấm nút Đã dọn xong và xác nhận “Bạn muốn xác nhận phòng đã sạch?”. Phòng về Sẵn sàng.
4. Giao việc và xem việc theo ca, theo nhân viên ở Lịch → Lịch dọn phòng: xem Sử dụng lịch dọn phòng hiệu quả và Giao việc dọn phòng và xác nhận dọn xong.

Cơ sở đã bật Buồng phòng mới thì Lịch không dùng nút bật tắt nhanh nữa mà hiện hộp nhỏ với Báo cần dọn và Dọn xong; việc dọn xem ở menu Buồng phòng.

App

Trên app, nhân viên buồng phòng làm việc ở các tab Việc của tôi, Phòng và Cài đặt:

1. Tab Việc của tôi: xem các việc được giao trong ngày. Dọn xong thì bấm Dọn xong; việc chuyển xuống mục Đã dọn xong và không sửa được trên app, cần sửa thì liên hệ quản lý.
2. Việc chưa có người nhận thì xem ở tab Công việc (tab này chỉ có ở một số phiên bản app) và bấm Nhận việc. Không làm được thì mở việc, bấm trả hoặc chuyển việc cho người khác, hoặc Huỷ việc với lý do (Khách không sử dụng phòng, Phòng đã sạch, Khách từ chối dọn, Khác).
3. Tab Phòng: bảng phòng của hôm nay chia nhóm Cần dọn, Sẵn sàng và Khoá. Mở một phòng để xem tình trạng dọn, bấm Đánh dấu bẩn khi phát hiện phòng cần dọn. Nhiều phòng đã dọn xong cùng lúc thì chọn nhiều phòng rồi bấm Báo sạch.
4. Phòng khách chưa trả mà báo xong, app hỏi lại để bạn chỉ xác nhận khi đã dọn thật.
5. Vào Cài đặt → Phòng của tôi để chọn các phòng mình phụ trách; bộ lọc Phòng của tôi ở tab Công việc và Phòng sẽ chỉ hiện các phòng này.

Kết quả

Phòng đã dọn xong về Sẵn sàng trên Lịch của lễ tân, việc dọn chuyển sang Đã hoàn thành, và lịch sử việc ghi lại ai báo xong và lúc nào.

Nếu không được

Hiện tượng	Nguyên nhân thường gặp	Cách xử lý
Nhân viên không thấy tab Việc của tôi	Tài khoản có thêm vai trò khác ngoài buồng phòng, hoặc chưa được giao việc	Dùng tài khoản chỉ có vai trò buồng phòng; xem Giao việc dọn phòng
Không bấm được Báo bẩn hoặc Đã dọn xong	Thiếu quyền Buồng phòng, phòng đang khoá, hoặc cơ sở dùng Buồng phòng mới	Kiểm tra quyền; dùng Báo cần dọn và Dọn xong ở hộp nhỏ trên Lịch
Hiện “Công việc đã được nhân viên khác nhận”	Có người nhận việc trước	Làm việc khác, danh sách đã tự tải lại

Liên quan

• Giao việc dọn phòng và xác nhận dọn xong trên web và app
• Sử dụng lịch dọn phòng hiệu quả
• Nhận phòng và trả phòng