Nhận phòng và trả phòng

Khi khách đến, mở đơn đặt phòng rồi bấm Nhận phòng; khi khách đi, bấm Trả phòng. Đơn có nhiều phòng thì chọn phòng nào nhận hoặc trả, hoặc chọn tất cả cùng lúc.

Trước khi bắt đầu

• Tài khoản cần quyền Khách nhận/trả phòng. Không có quyền thì không thấy hai nút này.
• Phòng phải được xếp phòng cụ thể mới nhận phòng được. Đơn đang ở Chưa xếp phòng thì xếp phòng trước: xem Đổi phòng và loại phòng cho đặt phòng có sẵn.
• Cơ sở bật Yêu cầu thanh toán trước khi trả phòng (Cài đặt → mục Đặt Phòng) thì đơn phải thu đủ tiền, dư nợ bằng 0, mới trả phòng được.

Web

Trên web, bạn nhận và trả phòng từ chi tiết đơn:

1. Vào Lịch và bấm vào đơn của khách. Khung chi tiết đơn mở ra.
2. Khi khách đến, bấm Nhận phòng ở thanh nút phía dưới. Đơn một phòng thì nhận phòng ngay. Đơn nhiều phòng thì hộp Nhận phòng mở ra: lọc theo Tất cả phòng, Đã xếp phòng, Chưa xếp phòng, tick từng phòng hoặc Chọn tất cả phòng (hộp hiện “Đã chọn x/y phòng”), rồi bấm Nhận phòng. Phòng còn ở Chưa xếp phòng phải xếp phòng mới nhận được.
3. Khi khách đi, bấm Trả phòng. Tick các phòng khách trả (hoặc Chọn tất cả phòng) rồi bấm Trả phòng. Đơn còn nợ hiện cảnh báo “Còn nợ …”: thu tiền trước bằng nút Thanh toán (xem Tạo thanh toán cho đặt phòng).
4. Bấm nhầm thì mở Khác → Hoàn tác để hoàn tác nhận phòng hoặc trả phòng. Nút này cần quyền Hoàn tác trả phòng.

App

Trên app, bạn nhận và trả phòng từ chi tiết đơn, gồm cả nhận phòng đơn lẻ và hàng loạt:

1. Ở tab Trang chủ hoặc Lịch, bấm vào đơn của khách để mở màn hình Chi tiết.
2. Khi khách đến, bấm Nhận phòng ở cuối màn hình. Nút chỉ hiện khi đơn có phòng đủ điều kiện nhận.
   • Đơn có một phòng đủ điều kiện: app hỏi “Xác nhận nhận phòng … cho khách … lúc … ngày …?”. Bấm xác nhận.
   • Đơn có nhiều phòng: hộp Chọn phòng hiện ra. Tick từng phòng hoặc bấm Chọn tất cả để nhận phòng hàng loạt, rồi xác nhận Nhận phòng.
3. Khi khách đi, bấm Trả phòng và làm tương tự, chọn từng phòng hoặc Chọn tất cả.
4. Cần đổi giờ nhận hoặc trả thực tế thì dùng mục Giờ nhận phòng và Giờ trả phòng: chọn Mặc định, Thời gian hiện tại hoặc Thời gian tùy chỉnh. Giờ trả phải sau giờ nhận.
5. Bấm nhầm thì dùng Hoàn tác nhận phòng hoặc Hoàn tác trả phòng và xác nhận.

Kết quả

Trên web, phòng chuyển sang trạng thái đã nhận hoặc đã trả và hiện đúng trên Lịch. Trên app, thông báo “Khách đã nhận phòng thành công” hoặc “Khách đã trả phòng thành công” hiện ra. Cơ sở dùng Buồng phòng thì sau khi trả phòng, phòng chuyển sang cần dọn để nhân viên buồng phòng xử lý.

Nếu không được

Hiện tượng	Nguyên nhân thường gặp	Cách xử lý
Không thấy Nhận phòng hoặc Trả phòng	Thiếu quyền Khách nhận/trả phòng, hoặc đơn không có phòng đủ điều kiện (đã nhận rồi, đã huỷ, chưa tới thời điểm)	Kiểm tra quyền và trạng thái đơn
Báo “Phòng chưa xếp bắt buộc phải xếp phòng mới được nhận phòng”	Đơn còn ở Chưa xếp phòng	Xếp phòng cho đơn rồi nhận phòng
Không trả phòng được vì còn nợ	Đang bật Yêu cầu thanh toán trước khi trả phòng	Thu đủ tiền rồi trả phòng, hoặc nhờ chủ cơ sở tắt tuỳ chọn
Khách không đến	Không nhận phòng, cần mở lại tồn phòng	Xem Xử lý khách No Show

Liên quan

• Tạo thanh toán cho đặt phòng
• Thêm khách lưu trú cho đơn đặt phòng
• Xử lý khách No Show