Duyệt hồ sơ check-in của khách và gửi email thông tin phòng

Khi khách gửi hồ sơ check-in, phòng của họ vào thẻ Chờ duyệt ở Cổng tự Checkin → Hồ sơ check-in. Mở hồ sơ, đối chiếu thông tin và ảnh giấy tờ, bấm Duyệt cho từng khách hoặc Duyệt tất cả. Sau khi duyệt cả phòng, mã cửa và Wi-Fi hiện cho khách và bạn có thể Gửi email.

Trước khi bắt đầu

• Bước duyệt chỉ có khi cơ sở chọn Sau khi lễ tân duyệt ở Cài đặt → Quy trình check-in (câu hỏi “Khi nào khách nhận được mã cửa?”). Chọn Ngay lập tức thì khách thấy mã cửa ngay khi làm xong các bước, không cần duyệt.
• Xem hồ sơ cần quyền Xem cổng khai báo khách. Bấm Duyệt cần thêm quyền Duyệt hồ sơ khai báo.
• Khi có hồ sơ mới, chuông thông báo hiện “Phòng … có hồ sơ chờ duyệt”.

Các bước

1. Vào Cổng tự Checkin → Hồ sơ check-in, tab Cần xử lý.
2. Chọn khoảng ngày nhận phòng: Hôm nay, 3 ngày tới, 7 ngày tới hoặc Tuỳ chỉnh (nhập Từ ngày, Đến ngày, bấm Áp dụng). Có thể gõ mã đơn, tên khách hoặc số phòng vào ô tìm kiếm.
3. Bấm thẻ Chờ duyệt để chỉ xem đơn khách đã gửi hồ sơ. Bảng tự làm mới mỗi 60 giây.
4. Ở dòng đơn đang Chờ duyệt, bấm nút Duyệt. Trang hồ sơ của phòng mở ra, liệt kê từng khách với cột Ảnh (đủ ảnh hay thiếu ảnh) và Trạng thái (Chờ duyệt hay Đã duyệt).
5. Bấm Xem ở một khách để mở hồ sơ. Đối chiếu thông tin với Ảnh giấy tờ (bấm để phóng to).
6. Cần sửa thông tin khách, bấm biểu tượng ✎ ở dòng, sửa rồi bấm Lưu. Thiếu ảnh thì bấm Tải ảnh; ảnh sai thì Tải lại hoặc Xoá ảnh.
7. Bấm Duyệt ở từng khách khi đã xem xong. Khi đã duyệt khách cuối cùng, phòng tự được duyệt. Hoặc bấm Duyệt tất cả để duyệt cả phòng ngay.
8. Sau khi duyệt, bấm Gửi email để gửi thư thông tin nhận phòng cho khách. Kiểm Người nhận (nhiều địa chỉ cách nhau bằng dấu chấm phẩy), Tiêu đề, Nội dung rồi gửi.

Hai mức duyệt

Mức	Thao tác	Kết quả
Từng khách	Duyệt ở dòng khách	Chỉ đánh dấu bạn đã xem hồ sơ người đó, chưa mở mã cửa
Cả phòng	Duyệt tất cả, hoặc duyệt khách cuối cùng	Mọi khách được duyệt, phòng chuyển sang đã nhận phòng, mã cửa mở cho khách và nút Gửi email bật

Kiểm kỹ trước khi duyệt cả phòng

Duyệt cả phòng làm khách thấy mã cửa và đánh dấu phòng đã nhận phòng. GoHost nhắc: “Kiểm tra kỹ giấy tờ trước khi duyệt.” Khách nhập tay (nhãn Nhập tay — chưa có ảnh) chưa có ảnh giấy tờ, lễ tân đối chiếu giấy tờ khi nhận phòng.

Kết quả

Hồ sơ hiện “Đã duyệt tất cả khách.” Khách vào link thấy “Nhận phòng thành công” cùng mã cửa và Wi-Fi.

Lưu ý

Tình huống	Điều xảy ra
Có khách chưa đủ thông tin khai báo	Hồ sơ báo “n khách chưa đủ thông tin khai báo — chưa đưa vào khai báo lưu trú”
Khách chỉ cần một người lớn đại diện khai	Khách khác có thể bổ sung sau. Cơ sở chọn ở Quy trình check-in → Ai phải khai thông tin?
Phòng lễ tân đã nhận tại quầy trên PMS mà khách chưa nộp gì qua cổng	Dòng ghi Đã nhận tại quầy, không có hồ sơ để duyệt và không tính vào Chưa khai
Tắt Gửi email cho khách ở Email gửi khách	Nút Gửi email ở màn duyệt bị ẩn

Liên quan

• Theo dõi phòng sắp nhận và sửa mã cho từng đơn
• Thông tin khách check-in được dùng vào đâu