Thêm khách lưu trú cho đơn đặt phòng

Ghi lại những người thực sự ở trong từng phòng của đơn: mở đơn, bấm Khách lưu trú ở phòng cần thêm, điền họ tên, giấy tờ và thông tin khách rồi lưu. Thông tin này dùng để khai báo lưu trú và tra cứu khách sau này.

Trước khi bắt đầu

• Tài khoản cần quyền Cập nhật đặt phòng.
• Chuẩn bị giấy tờ của khách (CCCD hoặc hộ chiếu). Chỉ Họ và tên là bắt buộc; các trường còn lại nên điền đủ để khai báo lưu trú không bị thiếu.
• Đơn một khách tự khai trước qua cổng check-in online thì thông tin đã có sẵn: xem Bật check-in online cho khách.

Web

Trên web, bạn thêm khách lưu trú từ chi tiết đơn:

1. Vào Lịch và bấm vào đơn. Ở tab Thông tin đơn, mục Thông tin chỗ ở, tìm thẻ của phòng cần thêm khách.
2. Bấm Khách lưu trú (nút có biểu tượng thêm người) ở chân thẻ phòng. Hộp Thêm khách lưu trú cho … mở ra với Danh sách khách lưu trú.
3. Với mỗi khách, điền:
   • Họ và tên (bắt buộc), SĐT, Email, Giới tính, Ngày sinh.
   • Loại giấy tờ, Số định danh (và Tên giấy tờ khác nếu loại giấy tờ là khác), Ngày phát hành. Bấm Tải ảnh CCCD/Hộ chiếu để đính ảnh giấy tờ.
   • Mở Thông tin khác để điền Quốc gia, Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã, Địa chỉ, Loại lưu trú, Mục đích chuyến đi, Đối tượng khách hàng.
   • Đánh dấu Khách chính hoặc Trẻ em cho đúng người. Khách chính là người đặt phòng thì bấm Dùng thông tin người đặt phòng để điền sẵn.
4. Phòng có nhiều khách thì bấm Thêm khách lưu trú để thêm khách tiếp theo.
5. Bấm Lưu.

Sửa hoặc xoá khách: trong hộp Chỉnh sửa đơn, mục Thông tin khách liệt kê TÊN, SĐT, EMAIL, CCCD / HỘ CHIẾU của từng khách, kèm nút sửa và xoá. Không xoá được khách chính hoặc khách duy nhất trong phòng.

App

Trên app, bạn thêm khách lưu trú từ chi tiết phòng của đơn:

1. Mở đơn từ tab Trang chủ hoặc Lịch, vào tab Chi tiết và mở phòng cần thêm khách.
2. Bấm mục Khách lưu trú. Bảng Khách lưu trú hiện số Người lớn (trên 18 tuổi), Trẻ em (từ 5 đến 12 tuổi), Trẻ sơ sinh (dưới 5 tuổi) và danh sách khách đã khai. Chỉnh số lượng nếu cần.
3. Bấm thêm khách để mở màn hình Thêm khách hàng. Có thể bấm Quét giấy tờ để app đọc CCCD hoặc hộ chiếu rồi điền sẵn, hoặc chạm Gợi ý từ ảnh để chọn thông tin nhận diện.
4. Điền Họ và tên (bắt buộc), SĐT, Email, Giới tính, Ngày sinh, Loại giấy tờ, Số định danh, Ngày phát hành; mở Thông tin khác để thêm Địa chỉ. Đánh dấu Khách chính hoặc Trẻ em nếu đúng.
5. Bấm lưu. Thông báo “Thêm khách hàng thành công” hiện ra. Muốn sửa hoặc xoá khách, mở khách đó ở màn hình Cập nhật khách hàng.

Kết quả

Khách hiện trong danh sách khách lưu trú của phòng và trong Lịch → Khách lưu trú, sẵn sàng để xuất file khai báo lưu trú.

Nếu không được

Hiện tượng	Nguyên nhân thường gặp	Cách xử lý
Không thấy Khách lưu trú trên thẻ phòng	Tài khoản thiếu quyền Cập nhật đặt phòng	Nhờ chủ cơ sở cấp quyền
App báo “Tên là bắt buộc”	Chưa nhập Họ và tên	Nhập tên khách
Không xoá được khách	Khách chính, hoặc khách duy nhất trong phòng	Thêm khách khác hoặc chọn người khác làm khách chính trước
App không đọc được hộ chiếu	Ảnh tối hoặc giấy tờ không phẳng	Đặt hộ chiếu phẳng, đủ sáng và quét lại, hoặc nhập tay

Liên quan

• Khai báo lưu trú nhanh lên ASM/Xuất nhập cảnh
• Quản lý thông tin khách hàng
• Bật check-in online cho khách