Thiết lập luồng email tự động từ GoHost

Luồng email tự động giúp GoHost gửi email cho khách đúng lúc mà bạn không phải nhớ, ví dụ nhắc trước ngày nhận phòng hoặc cảm ơn sau khi trả phòng. Vào Tự động hóa → tab Luồng tự động, bấm Tạo mới, chọn sự kiện, thời điểm và mẫu email.

Trước khi bắt đầu

• Tài khoản cần quyền Cài đặt thông tin khách sạn để vào mục Tự động hóa.
• Phải có sẵn ít nhất một mẫu email: xem Thiết lập mẫu email gửi cho khách. Mẫu cần có bản ngôn ngữ khớp với ngôn ngữ email của khách.
• Khách phải có email trong đơn đặt phòng thì mới nhận được thư.

Các bước

1. Vào menu Tự động hóa (trang Tin nhắn tự động) và mở tab Luồng tự động. Phía trên có các số liệu Mẫu tin nhắn, Luồng tự động, Tin nhắn đã gửi, Tin nhắn lỗi.
2. Bấm Tạo mới (hoặc Tạo luồng tự động nếu chưa có luồng nào). Hộp Tạo luồng tự động mới mở ra.
3. Điền mục Thông tin chung:
   • Tên luồng: đặt tên dễ nhớ, ví dụ “Nhắc trước ngày nhận phòng”.
   • Sự kiện kích hoạt: chọn một trong Thời điểm đặt phòng mới, Khách nhận phòng, Khách trả phòng, Giờ nhận phòng, Giờ trả phòng.
   • Thời điểm: chọn Tại (gửi đúng lúc sự kiện), Trước hoặc Sau. Chọn Trước hoặc Sau thì nhập thêm Thời gian (số) và Đơn vị (Ngày, Giờ, Phút). Ví dụ: Trước 1 Ngày so với Giờ nhận phòng để nhắc khách trước một ngày.
   • Kênh: Email.
   • Mẫu tin nhắn: chọn mẫu email đã tạo.
4. Mục Nguồn đặt phòng: tick các nguồn áp dụng (bắt buộc chọn ít nhất một). Mục Loại phòng: tick các loại phòng áp dụng (bắt buộc chọn ít nhất một). Có thể chọn nhanh tất cả.
5. Bật công tắc Trạng thái (Hoạt động) nếu muốn luồng chạy ngay, rồi bấm Tạo luồng. Thông báo “Luồng tự động đã được tạo thành công!” hiện ra.

Quản lý luồng ở dòng của luồng đó: Sửa, Tạm dừng (thông báo “Đã tạm dừng luồng tự động!”), Kích hoạt (thông báo “Đã kích hoạt luồng tự động!”), Xóa. Luồng chưa cấu hình đủ thì không kích hoạt được.

Theo dõi thư đã gửi ở tab Quản lý tin nhắn: mỗi tin có trạng thái Đã lên lịch, Đang chờ gửi, Đã gửi, Thất bại hoặc Đã hủy.

Kết quả

Luồng hiện trong danh sách ở trạng thái Hoạt động. Đến thời điểm đã đặt, GoHost tự gửi email cho các khách của đơn thuộc nguồn và loại phòng đã chọn, và ghi vào tab Quản lý tin nhắn.

Nếu không được

Hiện tượng	Nguyên nhân thường gặp	Cách xử lý
Báo “Không hỗ trợ sự kiện trước thời điểm đặt phòng được tạo”	Chọn Trước cùng với sự kiện Thời điểm đặt phòng mới	Đổi sang Tại hoặc Sau, hoặc đổi sự kiện
Báo “Vui lòng chọn nguồn đặt phòng” hoặc “loại phòng”	Chưa tick nguồn hoặc loại phòng nào	Tick ít nhất một nguồn và một loại phòng
Báo “Mẫu tin nhắn không có bản dịch với ngôn ngữ đã chọn!”	Mẫu thiếu bản ngôn ngữ cần dùng	Thêm bản ngôn ngữ cho mẫu ở tab Mẫu email
Báo “Vui lòng cấu hình đầy đủ để kích hoạt luồng tự động này!”	Luồng còn thiếu thông tin	Mở Sửa và điền đủ rồi Kích hoạt
Tin nằm ở Thất bại	Thư không gửi được, thường do khách không có email hoặc email sai	Kiểm tra email của khách trong đơn; còn lỗi thì liên hệ CS GoHost kèm mã đơn

Xem video hướng dẫn

Liên quan

• Thiết lập mẫu email gửi cho khách hàng
• Thiết lập thông báo đơn phòng về ứng dụng và email